文書管理システム

文書管理システム

overview

概要

文書管理システム

行政文書の作成、検索、保存、廃棄などの一連の業務をより体系的・効率的に管理するためシステムです。庁内で活用している文書を正しく整理整頓して保存し、必要なときに、必要な文書をスムーズに取り出すことができ、電子帳票や電子文書を扱うことで、ペーパーレス化や業務効率化を図ることができます。

highlight

特長

文書のライフサイクルを整え、継続できる基盤づくり

全庁的な文書管理業務運営のルール化を図り、日々発生する行政文書の作成から廃棄に至るまでの流れ（文書のライフサイクル）を適正かつ簡単に管理することを目的とした文書管理システムです。

運用・目的に合わせた段階的なシステム導入

文書管理の目的にあわせた段階的なシステム導入が可能です。お客様の課題や現状を把握し、段階的でスムーズな移行を実施します。

①ファイル管理
②文書管理（紙決裁）
③文書管理（電子決済）

機能拡張による事務作業改善・効率化を推進

文書管理システムでは、グループウェアなどの事務改善ソリューション機能を追加拡張することが可能です。
システム間で様々な情報や職員データ（アカウント）を共有・統一することにより、事務作業の効率化を図り、自治体の事務作業改善をトータルにサポート可能です。

ニーズに合わせた導入形態・導入計画

導入形態：ご予算や環境に応じて導入形態（クラウドまたはオンプレミス）を選択できます。

機能：文書管理の目的、ニーズに沿って、オプション機能を組み合わせた、段階的な導入が可能です。

feature

機能

point　01	文書管理アプリケーションメニュー全職員みなさまが安心してご利用いただけるよう、かんたん・シンプルなインターフェースを採用。直感的に操作ができるよう機能をアイコン化し、素早くアプリを起動できます。
point　02	承認・決裁待ち等、文書件数表示システムのトップ画面には文書・依頼件数が把握でき、リアルタイムに進捗を把握できます
point　03	ファイル登録全庁で登録内容や背ラベル様式を統一することはシステム導入のメリットの一つです。また、年度初めには毎年利用するファイルを一括で複写登録・背ラベル印刷をすることで、年次更新にかかる職員様の手間を省きます。
point　04	ファイル検索（簡易・詳細）分類やキーワードによる簡易検索・詳細検索をご用意。ファイルの所在場所確認はもちろん、検索結果の一覧からファイル目録を作成したり、ファイル情報の一括更新を行うことができます。
point　05	引継・廃棄・棚卸各処理メニューをフロー化し、マニュアルが手元になくても作業の流れを把握できます。フロー順に実行すると引継・廃棄対象リストをシステムが自動的に生成。作業完了後も実績リストが作成でき、システムですべての作業を完結できます。また、棚卸では文書の紛失を防ぎ、所在場所の相違も自動判別してくれるため、システム上の情報と現物の状態の整合性を徹底管理できます。
point　06	バーコード管理オプションシステムから印刷できるバーコードを背ラベル、保存箱、棚へ貼り付け。バーコードをスキャンすることで、時間・負担をかけず効率的な引継・廃棄・棚卸作業を実現します。ノート端末やタブレット端末などを利用して、ネットワーク環境のない書庫でも作業が可能です。作業はバーコードをスキャンするだけ。手間のかかる手作業によるチェックは一切不要です。
point　07	文書登録（受付）運用によって、到達した文書を受付登録（収受前の一時保留）することが可能です。最低限の情報のみを受付登録することにより、トップ画面に受付文書件数が表示され、課内で処理状況を共有・把握することができます。（受付登録が不要な場合は、受付機能を無効に設定）
point　08	文書登録（収受）紙で届いた文書、メールで届いた電子文書、双方に対応。メールで届いた文書はボタン一つで収受登録画面へ、件名・本文・添付ファイルをコピーする「メール連携オプション」を装備。手入力による転記の負担を省きます。
point　09	文書登録（起案）収受登録した内容を引用し、起案登録へ進みます。起案については、公印の利用管理や施行（発送）漏れ防止機能、過去年度のさかのぼり起案や兼務での所属指定に対応しています。
point　10	文書登録（施行）施行登録をしておくことで、発送管理簿のようにいつ・どこに・どんな内容で・どんな方法で施行したかを蓄積でき、システム上で収受～起案～施行までの一連の処理の流れを一元的に管理できます。
point　11	文書登録（資料）公文書ではない軽微な紙資料にも捨てづらいものが多く、大量に溜まっていく一方です。そういった資料はスキャンした電子文書をシステムへ登録しておくことで、必要なときにいつでも情報を呼び出すことができます。紙資料を捨てられる環境づくりで「ペーパーレス化」「執務環境整備」を推進します。
point　12	文書検索（簡易・詳細）分類やキーワードによる簡易検索・詳細検索をご用意。紙文書の所在場所確認はもちろん、決裁状況などが一目で確認できます。また、収受から施行に至るまでの処理内容を一画面から追いかけたり、過去文書を複写することで処理の効率化向上を図ります。
point　13	履歴・版管理文書情報を更新すると自動的に履歴が蓄積され、だれが・いつ・どこに・手を加えたのかを、いつでも確認することができ、状況の把握や改ざん防止にご活用いただけます。また、決裁完了文書を改版して再決裁として申請をまわすこともでき、最初の申請から履歴を引き継いで一連の文書を管理することが可能です。
point　14	電子決裁（申請）決裁ルートは直列、並列決裁や他部門への合議にも対応。直感的操作で決裁ルートの作成・編集が可能です。申請後は、起案者や決裁者の両方から、申請中の文書が現在どこまで承認が進んでいるのかを随時把握することができます。
point　15	電子決裁（承認・決裁）承認・決裁時にはコメントの入力も可能です。自身より前の承認者の状況や、関連する収受・起案文書を表示しており、承認・決裁の判断となる情報の確認がその場で行えます。また、漏れなく処理が進められるよう、承認・決裁依頼、決裁完了・却下の通知はシステムが自動的にお知らせメールを送付します。

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